Co Excel robi dobrze
Excel jest narzędziem, które znasz i które masz już zainstalowane. Zaczynasz w jeden dzień, bez wdrożenia, bez szkolenia i bez kolejnej opłaty abonamentowej. Możesz ułożyć dokładnie taką tabelę, jakiej potrzebujesz, dodać własne kolumny, kolory i formuły i zmieniać je w każdej chwili.
Dla zakładu, który ma jedną lub dwie maszyny i powtarzalną ofertę, arkusz bywa w pełni wystarczający. Jest elastyczny, przejrzysty dla osoby, która go zbudowała, i pozwala szybko sprawdzić scenariusz, na przykład co się stanie, gdy zlecenie przesunie się o dwa dni. Warto to powiedzieć wprost: wiele zakładów zbudowało na arkuszu dobrze funkcjonujące planowanie i nie ma powodu zmieniać czegoś, co działa.
Gdzie zaczynają się ograniczenia arkusza
Excel nie wie, co oznaczają jego komórki. Dla arkusza data, nazwa maszyny i czas trwania to zwykłe wartości, więc nie pilnuje zależności między nimi. Przesunięcie jednej operacji nie przesuwa następnych, nie ostrzega o kolizji na maszynie i nie uwzględnia kalendarza zmian ani świąt, chyba że sam zbudujesz takie formuły i będziesz je utrzymywać.
Drugi problem to praca wielu osób. Plik edytowany równocześnie przez planistę, kierownika produkcji i biuro obsługi klienta prowadzi do konfliktów wersji, kopii z dopiskiem "nowy" i decyzji podejmowanych na nieaktualnych danych. Trzeci to brak powiązania z resztą: norma czasu leży w innym pliku, stan magazynu w jeszcze innym, a zgłoszenia z hali w notatkach na kartkach.
Excel a program do planowania, porównanie w tabeli
Tabela zestawia sytuacje, w których różnica między narzędziami jest najbardziej odczuwalna.
| Obszar | Arkusz Excel | Program do planowania produkcji |
|---|---|---|
| Koszt startu | brak dodatkowej opłaty, szybki start | abonament, krótkie wdrożenie |
| Elastyczność układu | pełna, zmieniasz co chcesz | ustalona struktura, mniej swobody |
| Zależności między operacjami | ręczne formuły, łatwo o błąd | przesunięcie jednej operacji przelicza następne |
| Kolizje na maszynie | widoczne tylko oczami | wykrywane i oznaczane |
| Kalendarz zmian i dni wolne | ręcznie wpisywane | uwzględniane w obliczeniach |
| Praca wielu osób | konflikty wersji pliku | jedna aktualna wersja dla wszystkich |
| Dane z hali | przepisywane ręcznie | rejestracja operacji na bieżąco |
| Powiązanie z normami i materiałami | osobne pliki | wspólne dane zlecenia |
| Historia zmian | zwykle brak | zapis zmian i porównanie plan kontra wykonanie |
Żadna z tych różnic nie jest ważna dla zakładu z dwiema maszynami i dziesięcioma zleceniami. Wszystkie stają się ważne, gdy zleceń jest kilkadziesiąt, a zmian planu kilka dziennie.
Sygnały, że arkusz przestaje wystarczać
Nie ma jednej liczby maszyn, od której trzeba zmienić narzędzie. Są za to objawy, które powtarzają się w zakładach, gdy arkusz zaczyna kosztować więcej, niż oszczędza.
- Planowanie zajmuje jednej osobie kilka godzin dziennie, a po jej urlopie nikt nie umie go prowadzić.
- Terminy podawane klientom są ustalane na wyczucie, bo sprawdzenie obciążenia maszyn wymaga przeglądu całego pliku.
- Zdarzają się dwa zlecenia na tej samej maszynie w tym samym czasie i wychodzi to dopiero na hali.
- Wiele wersji pliku krąży po poczcie lub na komunikatorze.
- Nie wiesz, ile faktycznie trwały operacje, więc normy w arkuszu nigdy się nie poprawiają.
- Pilne zlecenie wymaga ręcznego przestawienia dziesiątek wierszy.
- Chcesz widzieć na jednym ekranie plan, zapotrzebowanie materiałowe i koszt, a dane są rozrzucone.
Jeśli rozpoznajesz u siebie trzy lub więcej punktów, koszt utrzymania arkusza jest już wyższy niż koszt programu, choć trudno go zobaczyć, bo składa się z godzin planisty, opóźnień i pomyłek.
Jak prowadzić harmonogram w Excelu, żeby dłużej wystarczał
Jeżeli zostajesz przy arkuszu, kilka zasad wydłuża jego sensowne życie. Trzymaj dane w jednej tabeli, w której jeden wiersz to jedna operacja, a nie w układzie wizualnym z połączonymi komórkami. Kolumny powinny mieć stałe znaczenie: numer zlecenia, operacja, maszyna, początek, koniec, czas z normy, status.
Wydziel osobne arkusze na kalendarz zmian, listę maszyn i normy, a plan buduj z odwołań do nich. Dodaj kolumnę kontrolną, która oznacza nakładanie się operacji na tej samej maszynie, na przykład formułą porównującą zakresy czasu. Ustal jedną osobę odpowiedzialną za edycję i jeden sposób udostępniania pliku. Dzięki temu przejście na program, gdy nadejdzie, będzie prostsze, bo dane już mają uporządkowaną strukturę.
Kiedy i jak przejść na program do harmonogramu
Dobry moment to chwila, w której zlecenia i zmiany planu zaczynają przerastać możliwości jednej osoby, a nie moment kryzysu. Przejście warto zacząć od danych, które i tak masz: listy maszyn, kalendarza zmian, norm czasu i otwartych zleceń. Z uporządkowanego arkusza dane da się przenieść bez przepisywania wszystkiego od zera.
Dobry program do harmonogramu produkcji pokazuje plan na osi czasu, przelicza zależności po każdej zmianie i wskazuje kolizje. Jeśli jest częścią szerszego rozwiązania do planowania produkcji, plan opiera się na normach z kart technologicznych, a zapotrzebowanie materiałowe wynika z zamówień, co opisuje strona o systemie MRP.
W Technolodzy harmonogram Gantta powstaje na podstawie kart technologicznych i zleceń, a operacje wykonane na hali są rejestrowane przez panel z kodem QR, więc plan można porównać z rzeczywistością. Układ planu ustalasz Ty i zmieniasz go wtedy, gdy zmienia się sytuacja w zakładzie. Pełny opis przejścia z arkuszy, razem z wyceną i kartami, jest na stronie o programie do produkcji zamiast Excela.
Podsumowanie
Excel jest dobrym narzędziem na start i może wystarczać przez lata, jeśli zakład jest mały, a plan stabilny. Przestaje wystarczać, gdy rośnie liczba zleceń, zmian planu i osób, które na nim pracują. Wtedy program do harmonogramu zwraca czas planisty, zmniejsza liczbę kolizji i daje terminy, które można obiecać klientowi bez zgadywania.